La semana pasada, platicando con una persona sobre mis inicios en el área de compras, recordé como se realizaba el proceso: Requisiciones de compras en block de área y 2 copias con folios (tenías que llevar un consecutivo o bien hacerlo manual con un sello de foliador), los departamentos tenían que “perseguir” a los jefes de área para la firma, y posteriormente con el mismo método correr tras del director de finanzas para validar presupuesto y obvio, conseguir también firma autógrafa. Después, la recibías en tu oficina de Compras (No en pasillos o en la cafetería) el documento, el cual sellabas con un sello de goma que tenía cojín de tinta color rojo. Posteriormente hacías el comparativo de OC a puño y letra. Cuando terminabas hacías la OC en un formato de Excel que imprimías en una impresora de matriz de punto con 5 juegos que después repartías a los interesados.
La OC la hacías llegar al proveedor por FAX …”Hola. me da tono de fax”……se escuchaba el sonido característico y le presionabas start”…. Después volvías a llamar: ¡Quiero confirmar si paso bien el fax” jajajaja! Ahhhhhh y cuando querías encontrar más proveedores de un artículo, tenías que buscar en el directorio, en la sección amarilla; Recuerdo que, en la oficina, teníamos el directorio de CDMX, Guadalajara y La Paz, debido a que, aquí en Los Cabos en esa época solo había unos 7 hoteles, 4 proveedores de alimentos y bebidas, todo se traía de fuera, como hasta ahora, solo que los proveedores no contaban con sucursales o almacenes…. NOTA: Tenía solo 22 años, no es que sea tan adulta ahora, es la tecnología que avanzó a pasos agigantados, que quede claro…. ¡¡Que tiempos!!
SENTIMIENTOS ENCONTRADOS “NO SABIA SI LLORAR O REIR”.
Recuerdo la emoción, sentimientos encontrados por la carga de trabajo que representaba, cuando llegaba el contenedor de compras consolidadas de todas las compras que hacía en varios estados de Estados Unidos, Europa y Asia: alimentos, productos de spa, blancos, equipo de operación, equipo de mantenimiento, vinos, licores, ¡¡¡UFFFFF!! todo lo que se necesitaba para el funcionamiento de un hotel de Ultra lujo!
Todos mis proveedores internacionales mandaban a mi almacén en San Diego los pedidos, y estos me los entregaban dos veces al mes, en contenedores llenos. Imagínate el volumen de trabajo que había sin la tecnología que hay hoy. Sin WhatsApp, bueno había “bíper” que no todo mundo podía adquirirlo…
No quiero dejar de mencionar que debías entregar las facturas de la recepción de mercancías a la contadora revisadas con marca textos la fecha de caducidad de las facturas y el nombre del impresor, (eso yo lo hacía extra para que le sacaran el pago rápido al proveedor.) Ya que antes no existía el CFDI ni era obligatorio el código QR en cada factura….
¡YO! Monica de la Toba
Inicié como la secretaria de compras, pase de auxiliar a asistente, luego a gerente y de ahí directora….Ahora volteo a ver todos mis logros, mis proyectos terminados en cada empresa en la que laboré y me doy cuenta que los procesos son los mismos, simplemente ha mejorado en la rapidez y en la eficiencia en los procesos, pero hay algo más por el cual el área de compras no es para todos: Debes ser facilitadora, empática, experta en investigación, accesible a procesos, hábil con el manejo de números, presupuestos, manejarte de memorias las fechas entrega, adaptable, coordinadora de eventos, manejar agenda y stress a la par, sin dejar que tus cuestiones personales de mama, esposa, hermana, hija, tía y amiga se mezclen en alguna parte del proceso. Además, no debes de olvidarte de NO mostrar accesibilidad en las compras de urgencia para que algún jefe de área piense que siempre se puede brincar el proceso y puedas tenerle su compra de “urgencia”, Actualizarte en comercio exterior y aduanas, así como en cuestiones fiscales y por realizar contratos tener nociones de derecho mercantil.
¿Imagínate todo esto sin la tecnología que hay ahora? Gracias al internet encontramos miles de proveedores y opciones, de todo el mundo. La cadena de suministro y el proceso sin duda mejoró. Lo que no cambia es la importancia de las relaciones interpersonales, la empatía, la forma en el que el departamento de compras se comunique con los departamentos relacionados y los proveedores. Esta forma debe ser 100% transparente y ético.
” Lo único que no cambia es el cambio constante y la resiliencia que demuestres en cada uno de ellos. “
Sin duda el área de compras es el área más importante dentro de tu empresa, en donde está el éxito de tu producto final, tanto por los ahorros, controles de inventario y la relación de negocio que creas, es importante voltearla a ver más seguido, invertirle, actualizarla en sistemas, tecnólogas, softwares, etc.
Si necesitas ayuda en ella, contractamente, compárteme tus áreas de oportunidad y te doy tipos muy básicos para empezar a mejorarla.